とっても便利なInbox使ってますか?

こんにちは!
最近、ものすごく個人的にInbox普及活動してます!(Googleの回し者ではありません笑)
でも、本当にメールクライアントの革命的存在だと思います。
皆さんはInbox使ったことありますか?

Inboxとは?
端的にいうと、Googleが作ったメールを処理するためのサービス。
他にGmailというサービスがありますが、Inboxと連動しています。
というかGmailの上にInboxが乗っているような感じですね。
実際のところメール設定まわりはGmailで行います。
Inboxはいかにメールを上手く処理していくかという事に主眼をおいたシステムです。
Inbox by Gmail

Inboxはメール処理の概念を変える

GmailとかOutlook、Thunderbirdなどのクライアントソフトの一般的な使い方の基本は、フォルダに振り分けというのが王道だと思います。
メールはルールによって各フォルダに振り分けられて蓄積されていきます。

自分もかつてはそうでしたが、気付いたら大量のフォルダができて、管理しているつもりがいつの間にかメールのフォルダ設定に振り回されていたり。
未読のフォルダにしか注意がいかないために、読んだあと返信を忘れてしまったり。

多くの人がもっといい方法はないものかと思ってはいたけど、結局はみんな使い慣れてしまって、「これが標準」「こういうもんだ」というような感覚に陥っていたと思います。

Inboxはそこに一石を投じるものです。
それではInboxの魅力を紐解いていきたいと思います。

基本機能と使い方

Inboxを使う時の新しい概念というか、ユーザーが慣れるべき事が一つあります。
それは、メールを全て完了させるということです。

始めてInboxを使うユーザーはこの完了という言葉に慣れなければいけません。
ここで言う完了を日本語で適切に表現するなら「メールを確認して対処する」でしょうか。

重要なのは全てのメールに対して確認と対処が必須であるということです。
本来メールの正しい使用方法というのは、読んだあとに返信やアクションを行うまでが一連の流れであって、Inboxでは対処を行っていないメールを完了させてはいけません。
具体的なInboxの使い方を機能と併せてご紹介します。

完了


確認して対処を行ったメールや読むに値しないメールなどはバシバシと完了させていきます。
そうすると受信トレイから今の自分に必要のないメールがドンドン消えていきます。

ピン留め


早急に返信やアクションが必要だが今直ぐには対処ができない場合はピン留めを行います。
これによって重要度の高いメールは常に受信トレイに固定表示されます。

スヌーズ


返信は必要だが、今返信しなくて良いメールはスヌーズを使います。
ここも非常に重要で、アクションを起こす期日を必ず設定します。
そうすると、指定した日になると再度受信トレイにメールが表示されます。

※経験上、期限のないメールはいつまで経っても返信されません(笑)

以上の3つが基本的なInboxの機能です。
Inbox流メール処理術はシンプルだけど効率的です。
使っていけば、メールの管理にはこれが必要十分であることが実感できます。

Inboxの特徴

Inboxの大きな特徴として、画面移動をしなくてもメールが処理できることにあります。
私たちの今までの習慣だと、ルール毎にフォルダがあり未読数が表示されて基本的に未読メールを読みにフォルダへ移動しますよね。

Inboxだとわざわざフォルダへメールを見に行く必要はありません。
受信トレイに入った時点でカテゴリ分けされてまとめて表示してくれています。

日常で必要な作業は受信トレイで完結するのです。

受信トレイで管理するメリット

今までのメールクライアントで問題だったのは、「大事なメールほどいつも目に触れる場所にない」ことです。
普通に考えると、本当に大事なメールは常に目に触れる場所にあるべきですよね。

フォルダに振り分けておかないと不必要なメールで重要なメールが埋もれてしまうという理由で、日常的に目に触れないフォルダへ隔離されていたのです。
これって本末転倒ですよね。(笑)
Inboxの素晴らしさは、便利であることより習慣に埋もれた本質的な問題点を解決していることにあると思います。

Inboxを使うための心構え

フォルダという概念を捨てろ!

仮に「重要:毎日見なければ死んでしまうレベル」というユニークなフォルダを作ったとします。
そうやって後生大事にフォルダへ振り分けたとしても本当はフォルダが大切なのではなく、そのフォルダに届く新着メールのみだったりしませんか?
確かにやり取りの履歴を遡るために、フォルダは便利だったりしますが日常的に必要ではありませんよね。
一日のメール処理時間のうち、過去に対処したメールを振り返る作業はどのくらいありますか?

Inboxはフォルダという概念をわざと見えにくくしているような気がします。
一応バンドルと呼ばれるカテゴリ分け(分類)の機能はありますが、基本は受信トレイで処理が終わるので改めてそれらを見にいくことはほとんどありません。
それもそのはずで、処理が終わったメールだから完了されているわけで本来そんな頻繁に振り返って見ることなんてないんですよね。

Inboxに慣れてしまうとフォルダへの振り分けという行為がとてもバカバカしく感じます。
全てのメールが解りやすく受信トレイに表示されているという理想がInboxで実現されているのですから。

処理に明確さを持て!

Inboxは単純明快です。
新着メールと必要なメールが受信トレイに解りやすく表示される。
これだけなのです。

ユーザーが行うべき処理も明確です。
「完了かスヌーズ」の2択しかありません。
というか、それだけしか必要ないのです。

通常メールは届いたら確認して必ず処理されるべきものであって、「読んだけど、うーん、どうだろう。」で何もされずに放置されるべきものではありません。
メールでの失敗の多くはそんな、心のスキが生む人為的なミスだったりします。
そしてルールによってフォルダに振り分けされたメールはやがて忘れ去られていきます。(笑)

Inboxでは「とりあえず」がありません。
処理しないとずっと受信トレイに表示されたままです。

消えて貰うためには必ず完了かスヌーズ、とにかく自ら処理を行わないといけません。
その明確さが日々のメール処理を確実に行っていくためには必要です。

ビジネスマンに必要なメール処理術はInboxが教えてくれる

Inboxを使いだしてハッとさせられたことがあります。
それは、大量のメールが毎日届いていたはずが、その日に必要なメールは数えるほどだということ。
そして作業の後回しが目に見えて解ること。

3つの基本的な機能を使いこなしていれば、受信トレイにはいつも重要度の高いメールだけが表示され、不必要な情報は目に触れることなく葬り去られていきます。
なので、非効率的な仕事や作業の後回しばかりをしているとInboxの受信トレイは無駄に沢山のメールで溢れます。(笑)
Inboxは「常に優先順位を決める」「対処の必要なメールはすぐに処理する」というビジネスマンのメール処理術の基本を叩き込んでくれるのです。

まとめ

今回は機能紹介というより、Inboxの基本スタンスの説明でした。
次回の記事では、実際の作業フローを紹介しながら便利な機能を紹介していきたいと思います。

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